Externalisation totale d’un petit service comptable et paie

Franck Gledel

Expert-comptable Associé Grand Ouest, 9 rue du Président Sadate, CS 82031 , 29018 QUIMPER CEDEX

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«Cette nouvelle organisation a permis une diminution des coûts de 30% !»

Un exemple concret

 

Le contexte de notre client et son besoin

Un cabinet d’Avocats composé d’une trentaine de salariés gérait sa comptabilité et sa paie avec une salariée « comptable unique » employée à temps plein. Cette personne était surqualifiée pour certaines tâches simples et sous-qualifiée pour une autre partie de sa mission. A la suite d’erreurs dans le traitement de la paie, les dirigeants du cabinet ont été amenés à réfléchir à une organisation différente.

La demande essentielle du client porte sur l’optimisation de la gestion du cabinet, la fiabilité des opérations et la réduction des coûts. Il souhaite que cela soit mis en place dans la durée.

 

Notre action

Nous avons, dans premier temps, établi une comparaison entre les coûts administratifs de nos clients et ceux d’une externalisation comptable totale en y intégrant une dimension nouvelle à savoir la gestion de l’optimisation des processus internes. Après ce diagnostic, il nous a semblé opportun de proposer l’intervention de 3 collaborateurs en plus de l’expert-comptable et ce en fonction de la nature des tâches à réaliser. Cette solution a été retenue.

Les membres de l’équipe interviennent entre 2 à 4 jours par mois selon les besoins et ont totalement pris en main le service comptable et administratif.

Au fil des mois, l’organisation a évolué et nous avons supprimé les logiciels internes et le matériel dédié afin de privilégier des outils collaboratifs entre les équipes et tous les associés du cabinet.

 

Le résultat

En prenant en charge la totalité de la gestion du service comptable, l’équipe PwC a permis une accélération de la facturation, un gain significatif des délais de recouvrement, une sécurisation de toutes les transactions et permis la sortie d’un tableau de bord mensuel pour mieux piloter l’activité du cabinet d’Avocats.

Le paramétrage du traitement de la paie est à présent conforme à la législation sociale.

Le cabinet n’a plus d’interruption de service durant les congés ou les maladies.

La production des tâches administratives et comptables est optimisée par l’ajustement des compétences en phase avec la nature des tâches à réaliser et l’utilisation d’outils plus modernes et plus sécurisés.

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