Mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs

« La réussite du projet passe par l’implication des équipes. Ecouter les utilisateurs nous permet de comprendre leurs besoins et ainsi partir du bon pied. Une équipe motivée, qui se sent comprise et épaulée est une équipe qui gagne. »

Françoise Hureau

Expert comptable Associée Expert comptable, 63 rue de villiers 92208 Neuilly-sur-Seine Cedex

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Un exemple concret

Notre client et son besoin

Notre client est un groupe hôtelier indépendant. Il comporte dix-neuf hôtels classiques avec ou sans restaurant, classés ou non. Le groupe avait opté pour la solution de dématérialisation Yooz pour ses factures. 
Dans un premier temps, le groupe hôtelier avait choisi d’initier la dématérialisation des achats en faisant le test sur l’un de ses hôtels. Après quatre mois, les utilisateurs n’étaient pas satisfaits, le process et l’organisation ne répondaient pas complétement au besoin attendu et ils envisageaient d’arrêter. 
Le « chef de cuisine » avait l’impression de faire un double travail : scanner ses factures et saisir le journal d’achat dans son tableau Excel en plus d’exercer son vrai métier !

Notre action

Chez PwC nous sommes nous-même utilisateurs et spécialistes aguerris en termes de mise en place de l’outil Yooz.
Nous avons proposé un diagnostic pour analyser cette situation et dégager des axes d’amélioration en étudiant notamment les flux, le process et les contraintes de chaque utilisateur. 
Plusieurs évidences (problèmes) ont été constatées :

  • La version de dématérialisation Yooz utilisée n’était pas en adéquation avec le besoin réel.
  • Le paramétrage de la solution ne correspondait pas à l’utilisation demandée.
  • Des procédures de validation étaient faites en double
  • Le circuit d’approbation était trop long.

Nous avons installé une version de l’outil plus adaptée à ce groupe hôtelier, pris en charge le paramétrage avec les équipes que nous avons également formées de manière à ce qu’elles puissent être autonomes par la suite. Pour optimiser le processus, nous avons supprimé les saisies manuelles sous Excel et privilégié la mise en place d’extractions de données pour les contrôles internes.

Le résultat

Aujourd’hui, l’établissement pilote a réduit les délais de production des résultats mensuels et amélioré son contrôle interne.
La négociation avec ses fournisseurs est grandement facilitée car il connait ses volumes d’achats et il peut aussi comparer ses tarifs. Il gagne aussi un temps considérable dans la saisie de ses factures, ce qui était l’objectif initial.
Le Groupe va maintenant déployer le process sur les dix-huit autres établissements avec ses équipes qui sont formées. Tous les utilisateurs bénéficient de la Hotline de PwC en accès illimité, ce qui les rassure !

 « Nous avons fait le choix de la dématérialisation pour plus de productivité, de mobilité et de valeur ajoutée. »

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