Réduction besoins de financement : contrôler, optimiser sa trésorerie

Comment contrôler ? Les erreurs à ne pas commettre

De manière schématique, l’optimisation de votre trésorerie va consister à mettre en œuvre les processus nécessaires à l’accélération de vos encaissements et au ralentissement de vos décaissements.

Comment contrôler, optimiser sa trésorerie ?

Selon que vous vendez des biens ou des services, selon que vous êtes fabricant ou négociant, les techniques appliquées sont différentes. Elles ont néanmoins toutes le même objectif : laisser s’écouler le moins de temps possible entre le moment où vous engagez des coûts (commande) et le moment où vous encaissez le produit correspondant.

L’entreprise a peu de sources d’encaissement. La principale est, bien entendu, ses clients. L’amélioration des flux d’entrée de trésorerie consiste donc à raccourcir le plus possible :

  • les délais de livraison
  • les délais de facturation
  • les délais d’encaissement

L’optimisation des délais de livraison est en théorie un processus simple : sortir rapidement les marchandises des magasins permet de réduire le temps de conservation du stock. Il faut donc examiner les procédures d’acceptation des commandes, de regroupement, de conditionnement puis d’expédition. Il n’est pas rare de s’apercevoir de pertes de temps dans cet enchaînement pouvant atteindre plusieurs jours. Autant de décalage entre les flux de trésorerie.

Les délais de facturation relèvent de la même démarche. Une livraison à un client doit être facturée aussi vite que possible : évitez les traitements par lots trop espacés ou les circuits administratifs complexes. Pour les entreprises qui fournissent des prestations de services, les conditions d’acomptes et d’échelonnements des règlements doivent être établies et suivies avec beaucoup d’attention. Clairement prévues dans les documents faisant office de commande, elles font l’objet d’un processus interne strict n’acceptant pas d’exception.
Les moyens informatiques permettent aujourd’hui de traiter et d’acheminer les factures dans des délais plus courts. Il faut exploiter toutes les opportunités qu’ils offrent.

Les délais d’encaissement sont les plus difficiles à optimiser car ils dépendent en partie des conditions du marché et de la position de l’entreprise par rapport à ses clients. Au delà des négociations toujours nécessaires, il est indispensable de se doter d’un système de suivi et de relance efficace, appliqué de manière permanente. La mise en place d’un système informatisé de relance et l’affectation d’une personne habilitée à contacter les clients pour suivre les anomalies peuvent réduire de manière substantielle le délai d’encaissement moyen. Il permet également de détecter rapidement les éléments de désaccords éventuels et de les régler. Lorsqu’une entreprise ne suit pas ou suit insuffisamment ses créances, les clients s’en aperçoivent rapidement et allongent insensiblement leurs délais de règlement. Elle s’expose en outre à des pertes significatives dans la mesure où le risque de non-paiement augmente de manière exponentielle avec le retard de paiement.

Si de meilleures procédures vous permettent de gagner 10 jours de crédit clients et que votre entreprise réalise un chiffre d’affaires de 10 millions d’euros, votre trésorerie moyenne s’améliorera d’environ 300.000 euros.

Les stocks constituent une autre source importante d’amélioration de trésorerie. Tout produit stocké représente un décaissement qui presque toujours sera payé bien avant que vous n’encaissiez le produit de vente. Dans la grande majorité des cas, la gestion en flux tendu représentera une diminution substantielle de vos besoins de financement. L’importance des résultats obtenus dépend de la durée des délais de livraison et de la sécurité de vos approvisionnements. La recherche d’un optimum ne doit pas aller jusqu’au risque d’une rupture qui coûte souvent plus cher que la gestion d’un stock de sécurité.

L’amélioration de l’informatisation, la mise en place d’une chaîne continue reliant les commandes clients aux décisions d’approvisionnement permettent de diminuer substantiellement le niveau des stocks. La définition de niveau de stock d’alerte constitue une approche simple qui permet aux entreprises, quelle que soit leur taille, de constater le plus souvent une baisse de leur besoin de fonds de roulement.

Comme pour les créances clients, une diminution du ratio de stock d’une dizaine de jours peut représenter une amélioration importante de votre trésorerie.

Comment peut-on agir sur le poste fournisseur pour obtenir des délais de règlement plus longs ? La réponse dépend pour l’essentiel du poids de la société sur le marché et de sa capacité réelle à négocier. Pour les entreprises de taille moyenne, la meilleure voie consiste à mettre plusieurs d’entre eux en concurrence, mais là, également la taille de l’acheteur est un facteur primordial. Au delà de cette constatation, tout entreprise doit veiller à ce que ses achats d’approvisionnement comme de frais généraux soient réalisés dans un cadre défini et suivi de la manière la plus rigoureuse possible. Cela peut se résumer en une phrase : payer à temps, ni trop tard ni trop tôt, des marchandises ou prestations acquises au meilleur prix.

Les erreurs à ne pas commettre

Quelle que soit la qualité de la gestion de votre fonds de roulement, elle ne pourra pas résoudre toutes les situations que rencontre une entreprise. Hormis les situations de pertes d’exploitation, deux risques essentiels menacent les entreprises :

  • Une erreur de financement des investissements
  • Une mauvaise anticipation des effets de la croissance.

Le premier découle du non-respect d’un principe élémentaire : le financement d’un bien produisant un profit sur une longue période doit être financé sur le moyen ou long terme. L’utilisation de la trésorerie pour financer un investissement produit un double déséquilibre : diminution des liquidités disponibles et augmentation simultanée des besoins en fonds de roulement dû à l’accroissement du chiffre d’affaires provoqué par l’investissement. Ce type de situation doit toujours être anticipée et les divers instruments de financement disponible sur le marché mis en place.

Le second découle du fait que très peu d’entreprise ont un besoin de fonds de roulement négatif. Structurellement, pour la plupart des activités, l’exploitation entraîne des décaissements qui précèdent les encaissements. Toute phase de croissance rapide produit un décalage qui s’accumule. Mal géré, il peut conduire des entreprises performantes à des cessations de paiement ou nécessiter de faire appel à des investisseurs extérieurs dans des conditions pas toujours favorables pour les actionnaires d’origine. Lorsqu’une entreprise connaît le succès et un fort développement, ses dirigeants doivent anticiper les financements structurels nécessaires. C’est un travail complexe qui nécessite le recours à des conseils compétents tels que banquiers, experts comptables ou avocats.

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