Sécuriser l’information financière d’une association et optimiser les process pour mieux piloter

Patrick Bracco

Associé , Nice

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« Un meilleur pilotage grâce à une information financière de qualité permet de pérenniser la confiance des financeurs ! L’information financière est capitale car elle reflète la réalité économique de l’association et permet de pérenniser la confiance des financeurs. Depuis 20 ans les associations font appel à nos équipes dans le domaine social et médico-social pour bénéficier d’un regard extérieur, être conseillé et accompagné. »

Un exemple concret

Le contexte et le besoin

Notre client est une association médico-sociale composée de 250 salariés multisites. La nouvelle direction souhaite remédier au manque de fiabilité des informations financières transmises et à l’absence d’outils de pilotage et de contrôle budgétaire régulier.

Sous la recommandation de leur organisme financeur, le Président a sollicité la collaboration de PwC.

Notre action

Nous établissons un diagnostic de la fonction comptable et financière, des cycles paie/déclarations sociales, achats/fournisseurs et facturation.

Nous mettons en évidence plusieurs dysfonctionnements :

  • l’organisation du travail au sein du service administratif et financier (tâches en doublons) et une sous utilisation de l’outil comptable qui conduit à une production de documents sous tableurs.
  • une carence dans la transmission des informations liée au manque de communication et d’accès aux informations. 

Fort de ce constat, en vue de centraliser et d’optimiser l’utilisation du logiciel comptable en place, nous formons et accompagnons les équipes pour supprimer l’utilisation des tableurs.

Sur la base d’un planning de répartition des tâches et de réunions mensuelles, nous proposons de réorganiser le travail et de dématérialiser le cycle fournisseur afin de fluidifier les flux.

Le résultat

L’association a amélioré la fiabilité et les délais de production de  son  information financière, cela lui permet de pérenniser la confiance de ses financeurs qui décident de l’attribution et du montant des subventions versées chaque année dans le cadre des contrats pluriannuels d‘Objectifs et de Moyens (CPOM) ou délégation de service public.

Le dirigeant dispose d’une clôture mensuelle accélérée qui lui permet d’analyser au jour le jour les différents postes budgétaires et prendre les mesures correctrices nécessaires (optimisation de la flotte de véhicules par exemple,  optimisation des ressources CDI versus CDD…).

Les équipes du service financier ont retrouvé une plus grande sérénité et efficacité. 

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